年金事務所による企業調査

広島市西区の私の顧問先企業のうち事務代行を受託し年金事務所に届け出ている企業に対する年金事務所の調査がありました。社会保険事務所時代に数回調査されたことはありますが、年金事務所になってからは初めての調査なので、どんな調査をするのか興味深々でした。

調査するにあたって、約1ｶ月前に私に電話連絡があり、①会社に調査官が行く、②私の事務所で調査する、③年金事務所に資料を持ちこんで調査を受けるの中から選択させてくれました。私は資料持ち込みは大変ですが③年金事務所での調査を選択しました。数日遅れで各社にも調査に関する通知書が届きました。

事前に準備すべき資料は

　(a)会社概要がわかる年金事務所指定の資料(事業所基本台帳)、(b)就業規則と給与規程、(c)タイムカード、(d)平成23年1月から直近までの賃金台帳、(e)(d)に対応するタイムカード、(f)直近の源泉所得税領収証書、(g)労働者名簿、(h)対象期間中の労働条件通知書、(i)諸届の会社控え

などです。会社から資料を提供してもらい、それを調査し易いようにファイリングしヘッダーと見出しをつける作業は大変なものがありました。

調査・評価された内容は
　(a)諸届書の適正と届書提出期限、(b)関係書類の整理保管状況、(c)保険料控除の取り扱い、(d)保険料控除額の被保険者への通知方法、(e)保険料控除計算書の備え付けの有無、(f)事業所基本台帳記載内容の確認、(g)⑦就業規則・給与規定の確認、(h)賞与支払予定月の確認、(h)短時間就労者の適用に対する理解(3/4基準のこと)、(i)被保険者への資格に関する確認通知及び標準報酬決定通知、(j)資格取得漏れの有無、(k)資格取得年月日訂正の有無、(l)資格取得時報酬訂正の有無、(m)資格喪失もれの有無、(n)資格喪失年月日訂正の有無、(o)月額変更届出もれの有無、　(p)随時改定の報酬訂正の有無、(q)定時決定の報酬訂正の有無、(r)賞与支払届出もれの有無、　(s)住所変更届出もれの有無、(t)被扶養者異動届出もれの有無、(u)保険証の回収・返納の取り扱いの適正さ、

などで多肢に渡ります。

調査官からは、特に「短時間勤務の人やアルバイトの人の就労状況について、会社は3/4基準を周知して管理しているか?」「諸手当に関して固定的賃金と変動的賃金の違い」「賞与支払回数(年4回賞与を支給した企業があったため)」「算定基礎届の届出賃金の適切さ」「月額変更届の適切さ」などを重点的に質問されました。こんなときには、調査官に安心感を与えるため、自信を持って断定的に答えることが大切です。

調査官は複数名いて、50名前後の会社はそれぞれの調査官が調査し、100名前後の会社は複数の調査官が共同して調査しました。私からすると調査官からの質問があちらこちらから出るので、それに答えるのが大変でした(集中し難い)。

しかし、準備が良かったのかスムーズに調査も終わり、調査結果は1社だけ軽微な事務ミスはあったが「どの企業も問題なし」という評価を得ることができました。

ホッと一安心です。