マイナンバー管理とパソコン

当事務所では、マイナンバーを保管するパソコンはインターネットに接続できません。従って、インターネットから漏えいする心配は不要です。事務所内の他のパソコンは無線LANで繋がっていますが、マイナンバー用のパソコンはインターネットは勿論のこと事務所内の無線LANにも接続できません。

お客様からお預かりするマイナンバーを安全に保管するため、オリジナル・パソコンをDell社に組んでもらい、また、取得・運用・削除を管理するためプロにオリジナル・システムを創って貰います。お客様が安心して当事務所にマイナンバーを預けて頂ける為に、"利便性"を犠牲にして"安全性"を最優先させています。

クラウドで保管したり、給与ソフトと連動させて保管すると大変便利になるのですが、マイナンバーの取り扱いに関しては"機密性"を高めることで"安全性"を確保すること"が一番大切だと判断しています。このパソコンでは、マイナンバー(特定個人情報)専用のドライブと(一般)個人情報用のドライブを区別して、それぞれにパスワード入力が必要な仕組みにしています。

このパソコンにアクセスできるディバイス(外部メモリー)も制限しています。指定したディバイス以外のディバイスではパソコンが反応しません。その他、色々な工夫をしました。まるでインターネットも無線LANもほとんど普及していなかった約25年前のDOS-Vの時代に戻ったような環境を創り上げました。

また、当事務所は私が許可した人しか事務所に入室できない構造のビルにあります。ご相談は基本的に事務所内ではなくビルに付属しているミーティング・ルームでさせて頂いています。従って、事務所の機密性は極めて高い水準で確保されています。如何せん、昔し防衛庁の出先機関があったビルですから機密性はバッチリです。

このように機密性が高く安全な事務所を創り出すことで、お客様が安心してマイナンバーを当事務所に預けることができ、お客様が更に希望される場合はお客様の会社でマイナンバー及びそれに付随する書類等を一切保管しなくても良いシステムを構築することができました。

しかし、入退社がそんなに無く、人数規模も小規模で、支店も無いような会社の場合は、当事務所にマイナンバーを預けるよりも、紙媒体で自社で保管することをお勧めしています。マイナンバーをパソコンで管理・運用しようとするからセキュリティに関する難しい問題が色々と発生する訳です。紙媒体で管理して鍵がかかる書庫または金庫でその用紙を保管し、取扱責任者を明確にしておくことが、原始的ですが一番確実な方法ではないかと考えています。