マイナンバーと企業の保管管理責任

マイナンバーを企業が保管・管理する際は、通称「マイナンバー法」で制約と罰則が設けられている為、色々な難題が発生します。しかし、これらの問題は「マイナンバーを自社のパソコンやクラウドで保管しよう」とするから発生している問題が大半です。マイナンバーを紙媒体に記録して鍵付き金庫(キャビネット)に保管し、管理・使用責任者を明確にしておけば、大半の問題は解決してしまいます。

しかし、企業の従業員数が30人以上となり、入退社が比較的に頻繁にある会社の場合は、紙媒体に記録し金庫(キャビネット)で保管するのは可成り煩雑になってしまいます。その為に、マイナンバーをパソコン管理する必要性が生じてきます。

そこで当事務所が提案している方法は、「ハローワークや年金事務所等への諸届だけでなく、給与計算事務も当事務所に委託し、お客様の社内にはマイナンバーに関するデータ・資料を一切残さない」方法です。こうすれば、会社はマイナンバー保管と運用に伴うリスクはほとんど無くなります。但し、当事務所が源泉徴収票を税務署に届け出ることは税理士法で禁止されていますから、このときだけは会社の人に届け出て頂きます。そして、マイナンバーが記載されている書類は全て当事務所が保管・管理・削除(必要な場合は"取得"も代行)し、会社が必要なときには直ちに会社にお届けすることを提案させて頂いております。これはPFドラッカーが「PLO」と呼んでいた考え方の一部を導入したやり方です。

今回のマイナンバー施行に際して、各企業さまが悩まれていることは「どの程度までする必要があるのか?」「具体的には"何を""いつまでに"すべきなのか?」が不明確である点にあります。ですから、当事務所では、各企業さまのご不安を解消するため、マイナンバー施行にともなう各種準備をエスコートまたは代行させて頂いています。