8月11日から16日まで夏休みに入り休業している顧問先が多いので、この間を利用して年次有給休暇管理簿が正しく管理されているか否かを精査していました。
2019年4月1日の法改正により、年間5日の年次有給休暇取得が義務づけられ、また年次有給休暇管理簿の作成・管理も義務付けられましたので、当時顧問先にはその旨を説明し、村上社労士事務所オリジナルの年次有給休暇管理簿(エクセル仕様)を操作方法を説明した上で無料提供していました。今回は法改正から２年半が経過した時点で、それが上手く運用・管理されているか否か、また当事務所オリジナルの管理簿であるため使い勝手が悪い箇所があれば修正することを目的とした精査です。この2年半の間にも顧問先の要望に合わせて都度細かい修正は行ってきましたが、数社分をマトメて精査することで、顧問先の要望で共通する部分とそうでない部分とを私方が認識し、より使いやすい管理簿のマスターを創り上げること(ブラッシュアップ)が目的でした。
その中で、一番運用が難しいと感じられたことは、法律通り入社日から起算して年次有給休暇を付与していた会社における各従業員の1年間の起算日と取得日数の管理です。15人~20人未満の会社の場合は、従業員ごとに1年間の起算日が異なってもなんとか管理(特に管理簿の更新)できるのですが、従業員数が50人を超えるとモレが発生しているケースが散見されました。法改正当時に全社員一斉付与方式に変更するようにお勧めしたのですが、従来通りの付与を会社が希望されるので仕方なくそれに従いましたが、特にパートタイマーさん達の年次有給休暇管理にかなりの無理が生じているようです。
一方、法律を遵守した管理をされていると感心したのは、法改正当時に一斉付与方式に変更されたけれども、その付与日のママでは実務上運用し難いので一斉付与日を変更されたいと希望された企業さまです。この場合、当然のことですが、再度付与日を変更する為の助言・助力をさせて頂きました。
片や、代表者自身が現業に携わり総務事務も兼務しているような5人未満の企業(実質個人商店)では年次有給休暇管理簿を運用することが無理な場合(管理簿はエクセルで創ってあるのでパソコンさえあれば誰でも操作できるようにしてあるのですが、付与日数の判断が難しい)が多いようです。この場合は、給与計算を私が代行している場合に限り年次有給休暇管理簿の管理を私が代行することにしました。
そして、全体としては、年次有給休暇を取得する従業員さんは法的義務日数は取得するけれども、全体のうちの1人か2人が年次有給休暇5日間の取得義務に対する認識が薄く、ほとんど年次有給休暇を取得していないケースが散見されるようです。その為、付与日から半年経過時点、(9か月経過時点)、１１か月経過時点で取得日数を確認する必要性がが強いことを痛感しました。
その為、村上社労士事務所オリジナルの年次有給休暇管理簿の仕様を変更すると同時に、顧問先が希望される場合は年間途中での取得状況確認を強化することにしました。