働き方改革をしようとするときに、得てして、業務ソフトや機器を購入して・・・と考えがちですが、何かを改革/改善しようとするときには「イキなり大改革/大改善」をしようとするのではなく、社内で使う様式を統一したり、紙で保管していた資料をPDFで保存したり、仕事の手順(順番)やスケジュールを入れ替えたりするなど小さな改善や改革を行い「小さな成功体験を積み上げていく」(失敗の中からも学ぶ)ことが大事です。ただし、この時には、部分最適を避けるために、自分が処理する前にそれを処理する人、自分が処理した後でそれを処理する人とよく打合せをすることが必要となることも念頭に置いておくことが必要です。
成功体験や失敗体験を積み上げていくことで、本当に改善/改革する必要があるコトやモノが理解できるようになり、自然と改善/改革に必要な考え方が身についてくるからです。
最近、ある小さな会社に定期訪問をした際に、一人で全ての事務を担当されている女性が、決算の為の棚卸集計業務に四苦八苦され、かなりの日数を費やされている場面に遭遇しました。棚卸業務用の専用ソフトを購入しても、事業規模がそんなに大きくないので、費用対効果を考えると、ソフトを購入するメリットは余りないような規模の会社さまでした。そこで私から「Excelの関数かマクロ機能を使えばもっと楽にできるようになりますよ!! 」と言って、取り敢えずその場でVlookUp関数を使ったExcel表でモデルを作り見て貰った処、大喜びされていました。そして更に、「数日中にマクロ機能を使用した棚卸し集計表を作って届けましょう。私も楽しみながらやるので、費用は無料で良いです。」と伝えて、私の事務所に帰ってからマクロ機能の棚卸し集計表を作成しました。マクロ機能を使用すれば、商品マスターの点数が増えたり、実棚卸実績表の行数が棚卸の都度変わっても、その都度関数をコピーする必要は無いし、罫線も自動的に描いてくれます。
私としては、関数やマクロ機能などを利用して人間にとって煩雑な業務を簡略化できれば良いと考え、棚卸集計だけでなく他の業務にも関数やマクロ機能を使って改善できる業務は無いかナ?と会社の人が考え始めること(マクロ機能を使用した方が良いときには私が協力する予定)が目的です。
そして、棚卸集計のマクロ化はホンのチョットとしたことですが、会社の業務を改善/改革して働き方改革を推進しようとする際には、身近な雑用や業務(仕事のやり方/手順等)の改善から着手するのが良いと私は考えます。