仕事の必要性から「IF関数」「VLookUP関数(又はXLookUP関数)」「DatedIF関数」「深夜勤務時間数を集計するMIXMAN関数」「HyperLink関数」ほかExcelの関数やマクロ機能を業務で頻繁に使用することが多いのですが、今回はある会社さまに「関数の入ったセルをクリックするだけでExcelで作成した資料をメール送信ができる簡単な関数」をレクチャーしました。
業務(営業)日報、発注書、見積書、年次年次有給休暇申請書、残業申請書、遅刻早退届など、ある程度は定型的な報告書や申請書の書式を特定の人又は部署に複数回送信する作業をストレスなく無駄なく行うようにすることが目的でした。簡単な書式であれば、LineWorksのアンケート機能などを利用すればできるのですが、その会社さまは必要に応じて項目追記できるようにされたいらしく、LineWorksのアンケート機能などでは満足されずExcelで作成した独自の資料を使用されたいというご希望でした。
送信先が決まっている比較的定型的なフォームの資料を送信する際に、通常は
①Excelで定型的なフォームに入力する・・・>(このときに必要な項目を追記することもある)。
②それを一端は保存する。
③メールを送信するアプリを立ち上げる。
④送信先をアプリで指定する。
⑤メールの件名を入力する。
⑥メールの本文を入力する。
⑦①で保存したExcelデータをメールに添付する。
⑧メールを送信する。
という手順で行いますが、この関数を予め定型的フォームのExcelシートに入力しておくと
①Excelで定型的なフォームに入力する・・・>(このとき、必要な項目を追記することもある)。
②関数が入力してあるセルをクリックする。
③Excelデータをメールに添付する(件名と本文はメールに表示されるので入力不要)。
④メールを送信する。
の手順で完了しますから、PC操作の煩わしさからくるストレスと所要時間とを軽減することができます。
これにより節約される作業時間は微々たるものですが、私は会社責任者が「他にも使い方があるか考えてみる」と言われたことが一番嬉しかったです。
私はＩＴ専門家ではありませんからイキなり全社の業務改革という大きな歯車は回せませんが、小さな歯車を回し始めることで業務改革という歯車を回し始めて働き方改革の一助となれば幸いと考えています。